Procedimiento de gestión

Las comunicaciones son todos aquellos contenidos de información remitidos por los usuarios del Canal que versan sobre alguna de las materias siguientes:

• Situaciones actuales, eventuales o potenciales incumplimientos de la normativa interna de la Organización, entendiéndose por éstos cualesquiera hechos que puedan transgredir su Código de Conducta o Código Ético, la normativa que integra este Manual, incluidos los procedimientos que se derivan de su aplicación o cualesquiera órdenes, criterios, indicaciones o resoluciones derivados de consultas existentes y emanados por el Órgano de Administración o el Responsable del Canal, o cualesquiera órdenes, criterios, indicaciones o resoluciones derivados de estas materias de carácter ético o de buen gobierno.
• Situaciones actuales, eventuales o potenciales incumplimientos legales relacionados con las materias descritas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; así como en la Directiva (UE) 2019/1937, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Las comunicaciones se dividen en dos subtipos y serán registradas como tales:

• Denuncias: son aquellas cuyo contenido implica un incumplimiento pasado o actual que involucra a una persona o varias relacionadas con la Organización.
• Consultas: son aquellas cuyo contenido podría implicar una potencial o futura situación de incumplimiento en el caso de llevarse a cabo. Se trata de situaciones en las que el usuario desea usar el Canal para conocer si determinada conducta eventual pudiera constituir un incumplimiento, ya sea con relación a su persona o con relación a la conducta de terceros. También, pueden ser peticiones de aclaración sobre el funcionamiento del propio Canal en cuanto a sus normativas, ordenes, criterios, indicaciones o resoluciones o sobre la aplicación de las leyes que guardan relación con el mismo según el punto anterior.

Las comunicaciones podrán presentarse verbalmente o por escrito.

Las comunicaciones escritas se llevarán a cabo utilizando la herramienta facilitada y comunicada en la Organización por el Responsable del Canal en cada momento.

Las comunicaciones verbales se llevarán a cabo, en el caso de que se habiliten por el Responsable del Canal, utilizando los medios telefónicos o telemáticos facilitados y comunicados en la Organización por el propio Responsable del Canal o por los medios que, en su caso, fueran designados y comunicados por éste en cada momento. En cualquier caso, sólo se llevarán a cabo por esta vía en caso de su habilitación expresa, siendo la norma común la comunicación escrita expuesta en el párrafo anterior.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, en el caso de que el usuario del Canal solicite una reunión presencial con el Responsable del Canal, éste deberá atenderla dentro del plazo máximo de siete (7) días.

Todas las comunicaciones verbales serán documentadas, previo consentimiento del usuario del Canal, mediante una grabación o a través de transcripción que deberá ser completa y exacta, ofreciendo al usuario la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. Las grabaciones suponen informar al usuario del Canal de tal circunstancia, además del tratamiento de sus datos conforme a ley.

Las comunicaciones deberán contener alguna forma de comunicación con el usuario del Canal al objeto de poder ampliar, comprobar la información o comunicar el resultado de la misma, ya sea mediante la aportación de una dirección de correo electrónico u otro medio a petición del usuario.

El Responsable del Canal, a los efectos de la comprobación de la comunicación y su eventual posterior tramitación, puede solicitar más información al usuario o elaborar un sistema de recogida de información con los campos siguientes:

• La identidad del usuario con nombre y apellidos, DNI y cargo desempeñado en la Organización.
• Identidad y puestos de las personas involucradas en la comunicación.
• Descripción de los hechos objeto de comunicación.
• Referencia de cualquier prueba o dato que pudiera adverar los hechos.
• Petición en caso de consulta.
• Cualesquiera otros que decida el Responsable del Canal a los efectos de acometer su función.

Los campos relativos a la identidad del usuario no serán obligatorios en cumplimiento de la Ley 2/2023, de tal forma que será posible la presentación de denuncias anónimas.

Los datos serán tratados de conformidad con la normativa de protección de datos correspondiente, advirtiéndole de ello a los usuarios del Canal.

El Responsable del Canal advertirá que la Organización espera de sus miembros que colaboren para mantener en la misma un ambiente de respeto mutuo de los valores de dignidad, honradez y reputación de todas las personas, por lo que la Organización intervendrá para impedir actitudes interpersonales que resulten ser injuriosas o difamatorias. En este sentido, el Responsable del Canal quedará obligado a investigar las comunicaciones que integren denuncias falsas.

Conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, se acusará la recepción de la comunicación al usuario del Canal en siete (7) días naturales siguientes a su recepción.

Las comunicaciones serán inadmitidas a trámite en los siguientes casos, si, valorado el contenido de la comunicación, los hechos relatados:

1. No son constitutivos, siquiera de forma eventual o potencial, de ningún incumplimiento legal o de normativa interna de los comprendidos en el punto 1 de este procedimiento.
2. No comprenden una descripción o datos suficientes en cuanto a la potencial identificación de las personas involucradas en los hechos.
3. Carecen de verosimilitud.
4. No se refieren a actuaciones de personas de la Organización o que hayan tenido lugar en un entorno laboral o relacionados con la actividad de ésta.
5. No son suficientemente complementados por el usuario del Canal a petición del Responsable del Canal, de forma que no pueda proseguirse con la tramitación de la comunicación.
6. Se encuentran prescritos según sus normativas de aplicación.

La inadmisión a trámite será notificada al usuario detallando sucintamente el motivo de la inadmisión, siempre y cuando sea posible su notificación.

Las comunicaciones admitidas a trámite serán investigadas por el Responsable del Canal a los efectos de dictar informe de resolución de conformidad con el apartado siguiente. Las comunicaciones admitidas serán registradas, debiendo constar:

• Fecha de presentación de la comunicación.
• Fecha de recepción de la comunicación.
• Fecha de admisión.
• Código o referencia de registro.

La investigación supondrá todas aquellas comprobaciones que considere pertinentes el Responsable del Canal a los efectos de dictar informe de resolución.

Para llevar a cabo las actuaciones de comprobación el Responsable del Canal deberá como mínimo:

• Tomar declaración a la persona o personas involucradas con los hechos, excepto cuando la comunicación verse claramente sobre una consulta, en cuyo caso es potestativo.
• Informar a la persona o personas involucradas en los hechos de la posibilidad de contar con la asistencia de un asesor externo o interno, así como al derecho al conocimiento de los hechos objeto de investigación y a la petición de presentación de prueba al Responsable del Canal para su adecuada defensa. Esta actuación queda exceptuada cuando la comunicación verse claramente sobre una consulta.

Para llevar a cabo las actuaciones de comprobación el Responsable del Canal podrá:

• Tomar declaración a la persona o personas que puedan aportar su testimonio con relación a los hechos objeto de comunicación. En este caso, se levantará acta de lo sucedido en la misma o bien se grabará el evento.
• Recabar cuantos documentos sean necesarios de todos los departamentos de la Organización.
• Solicitar asistencia externa —dentro de su límite presupuestario o solicitándolo al órgano de control en caso de exceso de éste—, bien sea por requerir de un informe forense o de un investigador o perito experto en la materia relacionada con los hechos objeto de comunicación.
• Solicitar asistencia interna al objeto de remitir las actuaciones de comprobación a un departamento concreto por la especialidad de la materia relacionada con los hechos objeto de comunicación. En ningún caso puede remitirse las actuaciones de comprobación a personas que pudieran estar involucradas con los hechos.

El Responsable del Canal registrará todas las actuaciones realizadas dejando constancia como mínimo de:

• Fecha de la actuación.
• Código o referencia de registro.
• Tipo de actuación realizada.

Las comunicaciones admitidas a trámite que sean investigadas por el Responsable del Canal terminarán en un informe de resolución resolviendo:

• El archivo de las actuaciones en el caso de que tras las actuaciones realizadas de investigación se incurra en las causas de inadmisión previstas con anterioridad.
• La apertura de un procedimiento sancionador en el caso de que tras las actuaciones realizadas de investigación se determine que existe un incumplimiento de normativa interna o un incumplimiento legal tal y como se refiere en el punto 1 de este procedimiento.
• La apertura de un procedimiento consultivo cuando de la comunicación se infiere una petición de consulta.
• La remisión de la información a las autoridades competentes para conocer de infracciones legales cuando así lo disponga la ley.

El Informe de resolución deberá contener:

• Fecha.
• Código o referencia de registro.
• Resolución.
• Motivación sucinta de la resolución.

La resolución será notificada al usuario, siempre y cuando sea posible su notificación.

El plazo para dictar informe de resolución no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al usuario del Canal por resultar imposible, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de la presentación de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

El Responsable del Canal deberá abstenerse de tramitar aquellas comunicaciones que contengan hechos o personas con los que está relacionado y, por supuesto, cuando la investigación recae sobre su persona.

En el caso de las personas, el Responsable del Canal debe abstenerse cuando mantenga una relación con el usuario del Canal o la persona involucrada con los hechos comunicados de la siguiente naturaleza:

1. Relación de amistad, parentesco u otros similares (al margen de la desarrollada por el propio devenir profesional).
2. Relación profesional secundaria (aparte de la desempeñada en la Organización).
3. Relación de dependencia económica entre ambos (deudas, créditos u otros).
4. Relación por asociación política, sindical o similar.

Si el Responsable del Canal tuviere dudas sobre la compatibilidad de su actuación con las relaciones antedichas por razón de los hechos o de las personas, elevará una cuestión de incompatibilidad al Órgano de Administración, que deberá resolver en cinco (5) días. En el caso de que el Órgano de Administración decida que el Responsable del Canal se aparte, designará un instructor extraordinario.

El Responsable del Canal podrá ser recusado por la persona involucrada en los hechos objeto de la comunicación o por el mismo usuario del Canal, elevando la petición correspondiente al Órgano de Control a través del propio Responsable del Canal, que deberá comunicarlo al Órgano de Administración, quien resolverá en cinco (5) días acerca de la eventual incompatibilidad.

El Responsable del Canal registrará los trámites de las comunicaciones de conformidad con los apartados precedentes en un libro registro al que sólo tendrá acceso el mismo Responsable del Canal o a quienes faculte este procedimiento. Este registro no será público y, únicamente a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquélla, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.

El Responsable del Canal, además, llevará un registro conteniendo únicamente los datos correlativos al uso del Canal para su cotejo por los órganos de gobierno de la Organización a los efectos de garantizar la existencia y uso del mismo. Tal registro sólo puede incorporar datos sobre número de comunicaciones presentadas, fechas, tipos de comunicación y resolución genérica sobre los mismos, sin poder manifestarse datos de personas involucradas o usuarios del Canal en ningún caso, ni tampoco sobre las investigaciones realizadas.

El Responsable del Canal tratará en todo momento los datos de carácter personal recibidos a través de la comunicación de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, y adoptará las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, todo ello en cumplimiento de lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez (10) años.